Nội dung
1. Excel và cách tiếp cận phổ biến
Excel chọn cách tiếp cận là một bảng tính với cấu trúc hợp thành gồm nhiều hàng và nhiều cột. Giao nhau giữa hàng và cột là ô. Chúng ta có thể nhập liệu trực tiếp vào ô hay cũng có thể dùng các hàm có sẵn của excel để tính toán, lấy dữ liệu cho ô đó.
Với cách tiếp cận đơn giản như vậy, excel đã trở thành một phần mềm rất phổ biến. Nó phổ biến vì sự dễ dùng của nó so với các công cụ khác. Người ta có thể khởi đầu bằng một bảng tính đơn giản. Sau đó, trong quá trình sử dụng, cần lưu trữ hay xử lý thông tin gì thì họ phát triển thêm. Làm tới đâu phát triển tới đó. Cách tiếp cận này là phổ biến.
Một số người dùng có kỹ năng tốt hơn, hoặc là theo dõi, xử lý những công việc có quy trình rõ ràng thì họ có khuynh hướng tổ chức cơ sở dữ liệu, sau đó xây dựng các hàm tính toán cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo rất bài bản. Trong trường hợp này ta có thể thấy người làm kế toán hay áp dụng nhất. Tuy nhiên ở những quy mô xử lý dữ liệu lớn hơn hoặc là cần phải có thêm các tính năng tương tác khác thì excel không thể đáp ứng được.
2. Vai trò của Excel trong công tác kế toán
2.1. Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp vừa và nhỏ
Ở một góc độ đơn giản, nhiều người có thể sử dụng excel để thiết kế các bảng tính như bảng lương, bảng phân bổ công cụ, dụng cụ… Một số người xây dựng sẵn file excel rất bài bản từ khâu nhập dữ liệu đến quá trình làm sổ kế toán và báo cáo tài chính. Tuy nhiên khi dữ liệu lớn hơn, excel tỏ ra khó đáp ứng.
Một số người khác tổ chức dữ liệu trên Access, xử lý dữ liệu qua SQL, cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo như một phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Chúng ta sẽ bàn đến vấn đề này ở một bài viết khác.
2.2. Đối với doanh nghiệp có dữ liệu lớn
Ngày nay đa phần doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán. Bối cảnh đó excel còn giữ vai trò quan trọng không? Để trả lời câu hỏi này, chúng ta cần biết vai trò của kế toán là cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo. Không phải phần mềm đóng gói nào hiện nay cũng có thể đảm bảo đầy đủ nhu cầu đó, nhất là các thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trường hợp này một số ít phần mềm có thiết kết tương tác tốt để người sử dụng có thể nhập các lệnh truy xuất thông tin trực tiếp từ phần mềm.
Ở chiều ngược lại, đa số phần phềm phải phối hợp cùng excel. Người dùng phải xuất dữ liệu ra excel để từ đó xử lý thông tin ở khâu tiếp theo. Dữ liệu xuất ra từ phần mềm kế toán rất chuẩn về định dạng nên việc xử lý tiếp bằng excel khá thuận lợi. Trường hợp này cho thấy vai trò của excel vẫn còn rất cần thiết cho dù doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán.
Như vậy chúng ta đã thấy vai trò quan trọng của excel đối với công tác kế toán. Kể cả khi doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán thì excel vẫn là một công cụ hỗ trợ đắc lực. Trong những bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ cùng nhau bàn cách vận dụng excel trong từng vấn đề cụ thể hơn.
Hồ Thanh Thảo
