Nhằm hỗ trợ người học tìm hiểu phần mềm kế toán, hothanhthao.com viết bài hướng dẫn nhanh Fast Accounting Online cho một buổi học thực hành. Hình ảnh và nội dung trích dẫn hoàn toàn sử dụng cho mục đích dạy học.
Nội dung
1. Giới thiệu giải pháp công nghệ
Phần mềm kế toán Fast Accounting Online là phần mềm kế toán đầu tiên sử dụng công nghệ điện toán đám mây tại Việt Nam. Chương trình được phát triển trên nền tảng web (web-based), kết hợp cùng với công nghệ mới và kiến trúc tiên tiến đã kiểm chứng qua thời gian.
Phần mềm phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất và được xây dựng trên kiến trúc ba lớp (3 – tier). Đây là một trong những kỹ thuật và mô hình tốt nhất, kiến trúc này cũng giống như kiến trúc của Microsoft Sharepoint hay Microsoft Visual Studio LightSwitch mới nhất hiện nay. Lớp giao diện chỉ gồm các thành phần chuẩn để xây dựng ứng dụng Web nên tương thích với tất cả các trình duyệt phổ biến và được chạy trên máy/thiết bị của người sử dụng. Lớp giữa chạy trên máy chủ ứng dụng (Aplication Server) là lớp giao tiếp giữa lớp giao diện và lớp cơ sở dữ liệu. Lớp cơ sở dữ liệu chạy trên máy chủ dữ liệu (Data Server).
Được phát triển trên nền web nên chương trình có thể chạy trên các máy với các hệ điều hành khác nhau như MS Windows, MacOS, Linux… có cài đặt sẵn trình duyệt web như IE, FireFox, Chrome, Safari hay Opera… là có thể sử dụng được chương trình. Người dùng có thể truy cập, làm việc với phần mềm mọi lúc, mọi nơi và từ bất kỳ một thiết bị nào. Tại các máy làm việc người sử dụng cũng không cần cài đặt, không cần tải bất cứ tệp gì và không cần cài thêm bất cứ thành phần nào khác.
2. Các thao tác chung
2.1. Đăng nhập Fast Accounting Online
– Sử dụng thiết bị có kết nối với mạng Internet. Nhập đường dẫn (link) và thanh địa chỉ của trình duyệt để đăng nhập.
Ví dụ: https://b5.faonline.vn:8080/DH01
>> Địa chỉ này được thay đổi và cung cấp tại buổi học thực hành.
– Nhập Tên và Mật khẩu (được cung cấp tại buổi học thực hành)
User vui lòng nhớ tên, mật khẩu và sử dụng riêng cho việc học thực hành.
– Nhấp vào Nhận.
– Chọn thông tin Đơn vị làm việc theo sự phân bổ của admin.
– Nhấp vào Nhận.
2.2. Thoát phần mềm
Chương trình được phát triển trên nền web nên tại một thời điểm sử dụng sẽ tương đương 1 phiên làm việc. Trong trường hợp kết thúc hoặc tạm dừng làm việc người dùng nên nhấn vào biểu tượng Thoát ở góc trên bên phải của chương trình để đăng xuất khỏi phiên làm việc.
2.3. Hủy phiên làm việc trước
Trường hợp trước đó không đăng xuất đúng cách (chưa nhấn Thoát) hoặc một ai đó đang sử dụng tên đăng nhập của bạn thì khi đăng nhập lại, hệ thống sẽ cảnh báo và yêu cầu hủy phiên làm việc trước bằng cách nhấn vào dòng Hủy phiên làm việc trước để đăng nhập lại được.
2.4. Xử lý lỗi đăng nhập
Khi người dùng không thao tác sử dụng phần mềm trong một khoảng thời gian từ 20 phút trở lên thì chương trình sẽ tự động đăng xuất. Khi đó nếu người dùng có bất kỳ các thao tác mới nào trên phần mềm thì sẽ xuất hiện trạng thái dữ liệu như bị lỗi.
Cách xử lý: Tắt trình duyệt web và mở mới. Sau đó đăng nhập lại.
3. Cấu trúc của phần mềm kế toán Fast Accounting Online
Phần mềm kế toán Fast Accounting Online bao gồm 11 phân hệ với 9 phân hệ nghiệp vụ tương ứng với 9 phần hành của kế toán như Tổng hợp, Tiền, Mua hàng, Bán hàng, Tồn kho, Giá thành, Dự án, Tài sản, Công cụ và 2 phân hệ hỗ trợ là Trợ giúp và Hệ thống.
Mỗi phân hệ kế toán đều có bốn chức năng cơ bản: Cập nhập số liệu, hệ thống báo cáo, danh mục, số dư đầu kỳ / chuyển số dư cuối kỳ sang năm sau. Vị trí của bốn chức năng được thiết kế theo hướng các phần việc thao tác thường xuyên được đặt lên phía trên, các phần việc ít thao tác được đặt ở phía dưới.
4. Cách thức trình bày dữ liệu trên phần mềm kế toán Fast Accounting Online
4.1. Bố trí màn hình
Chương trình phân theo trang và được đánh số tự động từ 1 đến n. Để xem trang theo số thứ tự, nhấn chuột vào số thứ tự của trang cần xem.
Để xem trang tiếp theo của trang hiện hành nhấp chọn chữ Tiếp, trở lại trang trước nhấp chọn Trước.
Chương trình cho phép tạo số bản ghi của mỗi trang. Hiện tại đang mặc định 5, 10, 15, 20 và tối đa là 25 bản ghi/trang. Người dùng sẽ chọn một trong những con số này để tạo số dòng của mỗi trang.
Chức năng làm tươi (refresh) số liệu: Nhấn chọn chữ Làm tươi để cập nhật những thông tin thay đổi tức thời có thể có do một người sử dụng khác đang cập nhật đồng thời.
4.2. Các thao tác xử lý
| Biểu tượng | Chức năng |
|---|---|
 | - Mới: Nhấp chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ hoặc tổ hợp phím Ctrl + Insert để tạo mới. |
 | - Sửa: Nhấp chọn biểu tượng Sửa trên thanh công cụ hoặc tổ hợp phím Ctrl + E để sửa thông tin. |
 | - Xoá: Nhấp chọn biểu tượng Xóa trên thanh công cụ hoặc tổ hợp phím Ctrl + Delete để xoá thông tin. |
 | - Tìm: Để lọc điều kiện mới, không cần chọn lại mà chỉ cần nhấn biểu tượng Tìm, chương trình sẽ mở màn hình lọc trở lại. |
 | - Xem: Đặt con trỏ chuột vào đối tượng cần xem, sau đó chọn biểu tượng Xem trên thanh công cụ để xem thông tin của đối tượng đó. |
 | - In: Để xem báo cáo theo mẫu định dạng, tại màn hình duyệt xem số liệu, nhấn biểu tượng In. Chương trình sẽ kết xuất định dạng *.pdf hoặc định dạng *.xls để xem. |
 | - Khóa cột: Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, chọn biểu tượng Khóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định sẽ được cố định lại. Để bỏ khóa cột chọn lại cột đã khóa, chọn biểu tượng Khóa cột để bỏ khóa. |
 | - Xuất dữ liệu: Xuất dữ liệu ra tệp *.xml, nhấp biểu tượng Xuất. |
5. Thực hành một số nghiệp vụ cơ bản
Bài viết nhằm hỗ trợ người học trong một chương trình cụ thể. Do vậy các nghiệp vụ cơ bản dựa trên phân loại của người hướng dẫn tại mỗi buổi học.
5.1. Nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Chức năng: Phiếu thu tiền mặt là chứng từ thu tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền mặt, ngoại tệ. Giấy báo có là giấy do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành nhằm thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản tăng và nội dung của giao dịch thanh toán.
– Nhập liệu phiếu thu: Vào phân hệ Tiền/ Giấy báo có, Phiếu thu tiền mặt, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
– Chọn loại phiếu thu
– Chọn biểu tượng In trên thanh công cụ để in chứng từ.
– Nhập liệu phiếu chi: Vào phân hệ Tiền/ Giấy báo nợ, Phiếu chi tiền mặt, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
– Chọn loại phiếu chi
– Chọn biểu tượng In trên thanh công cụ để in chứng từ.
– Nhập liệu giấy báo có
– Nhập liệu giấy báo nợ
5.2. Nghiệp vụ mua hàng trong nước
Đối với nghiệp vụ mua hàng hóa trong nước sẽ có hai trường hợp xảy ra. Một là thanh toán ngay tiền hàng, hai là ghi nhận công nợ. Tuy nhiên, để kế toán thuận tiện trong việc theo dõi chi phí, công nợ phải trả cho nhà cung cấp thì khi hạch toán nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay, nên thực hiện ghi nhận bút toán thông qua công nợ.
– Vào phân hệ Mua hàng / Hóa đơn mua hàng trong nước, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ và thực hiện khai báo thông tin.
5.3. Nghiệp vụ bán hàng trong nước
Đối với nghiệp vụ bán hàng hóa trong nước sẽ có hai trường hợp xảy ra. Một là khách hàng thanh toán ngay tiền hàng, hai là ghi nhận công nợ. Tuy nhiên, để kế toán thuận tiện trong việc theo dõi doanh thu, công nợ của khách hàng thì khi hạch toán nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, nên thực hiện ghi nhận bút toán thông qua công nợ.
– Vào phân hệ Bán hàng/ Hóa đơn bán hàng, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ và thực hiện khai báo thông tin.
Trên đây là phần hướng dẫn nhanh Fast Accounting Online áp dụng cho người học đã có kiến thức về phần mềm kế toán. Các nội dung cụ thể hơn sẽ được trình bày trong các bài viết tiếp theo. hothanhthao.com cảm ơn các bạn đã đọc bài viết. Vui lòng để lại bình luận bên dưới khi bạn cần thêm thông tin.
Hồ Thanh Thảo
