Nhằm hỗ trợ bạn đọc kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán, trong bài viết này, hothanhthao.com hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm kế toán MISA SME để thực hiện các nghiệp vụ chi tạm ứng.
Nội dung
1. Khái niệm
Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.
Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
2. Nội dung các khoản tạm ứng
Các khoản tạm ứng để chi tiêu cho những mục đích nhất định thuộc về hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt như:
– Chi cho các công việc thuộc về hành chính – quản trị như tiếp khách, mua văn phòng phẩm, tổ chức hội nghị…
– Tạm ứng về tiền tàu xe, lưu trú và công tác phí cho cán bộ công nhân viên đi công tác.
– Tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa để chi trả cho các khoản tiền vận chuyển, bốc xếp…
3. Nguyên tắc kế toán các khoản tạm ứng
– Chỉ tạm ứng cho người lao động thuộc doanh nghiệp.
– Chỉ tạm ứng theo đúng nội dung quy định hoặc được phê duyệt.
– Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
– Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập giấy thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
4. Hướng dẫn nghiệp vụ chi tạm ứng
4.1. Chứng từ sử dụng
– Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03-TT)
– Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
– Ủy nhiệm chi
4.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 141 – Tạm ứng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 – Tạm ứng
Số dư tài khoản 141 nằm bên Nợ phản ánh số tạm ứng chưa thanh toán.
4.3. Quy trình thực hiện chi tạm ứng trên phần mềm MISA SME
4.3.1. Nghiệp vụ chi tạm ứng bằng tiền mặt
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/12/2024, căn cứ giấy đề nghị tạm ứng số DNTU01, ngày 02/12/2024, của ông Nguyễn Hoàng Phương, bộ phận quản lý doanh nghiệp, số tiền 5.000.000 đồng về việc công tác phí, đã được duyệt, kế toán lập phiếu chi số PC00001, ngày 02/12/2024.
Các bước thực hiện trên phần mềm MISA SME
– Vào phân hệ Quỹ: Bàn làm việc >> Quy trình nghiệp vụ >> Quỹ
– Tại phân hệ Quỹ >> chọn Tab Thu, chi tiền. Sau đó chọn thêm phiếu chi tiền để nhập liệu phiếu chi
– Các thông tin cần nhập liệu:
+ Đối tượng: Chọn nhân viên có đề nghị tạm ứng đã được duyệt
+ Lý do chi: Chọn tạm ứng cho nhân viên để phần mềm hỗ trợ hạch toán
+ Khai số lượng chứng từ gốc kèm theo
+ Ngày hạch toán, ngày chứng từ, số chứng từ
+ Loại tiền
+ Diễn giải: Ghi rõ nội dung chi tạm ứng để tiện theo dõi
+ Nhập số tiền đã được duyệt trên giấy đề nghị tạm ứng
– Chọn Cất để lưu lại chứng từ
– Vào mục In để chọn chứng từ phù hợp cần in
– Xem sổ chi tiết công nợ tạm ứng theo từng đối tượng
+ Báo cáo >> Tổng hợp >> Sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng
+ Khai báo kỳ kế toán, tài khoản, loại đối tượng
+ Chọn đối tượng cần xem sổ chi tiết
– Xem sổ chi tiết công nợ tạm ứng nhân viên theo từng chứng từ
+ Báo cáo >> Tổng hợp >> Sổ chi tiết công nợ tạm ứng nhân viên theo từng chứng từ
+ Khai báo kỳ kế toán, đơn vị
+ Chọn đối tượng cần xem sổ chi tiết
Ngoài ra, chúng ta có thể xem thêm các sổ kế toán có liên quan đến nghiệp vụ
– Xem sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
+ Chọn phân hệ Quỹ >> Quy trình >> Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
+ Khai báo kỳ kế toán, tài khoản cần xem
– Xem sổ Quỹ tiền mặt
+ Chọn chức năng thủ quỹ, Ghi sổ quỹ cho chứng từ đã lập
+ Chọn Sổ quỹ tiền mặt, khai báo tham số kỳ kế toán và xem sổ quỹ
4.3.2. Nghiệp vụ chi tạm ứng bằng tiền gửi ngân hàng
Nghiệp vụ 2: Ngày 04/12/2024, căn cứ giấy đề nghị tạm ứng số DNTU02, ngày 04/12/2024, của bà Nguyễn Thị Thu, Bộ phận bán hàng, số tiền 10.000.000 đồng về việc phí quảng cáo, đã được duyệt, kế toán lập Ủy nhiệm chi số UNC00001, ngày 04/12/2024.
Các bước thực hiện trên phần mềm MISA SME
– Vào phân hệ Ngân hàng chọn chi tiền: Bàn làm việc >> Quy trình nghiệp vụ >> Ngân hàng >> Chi tiền
– Chọn phương thức thanh toán: Ủy nhiệm chi
– Các thông tin cần nhập liệu:
+ Tài khoản chi: Chọn tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp
+ Đối tượng: Chọn nhân viên có đề nghị tạm ứng đã được duyệt
+ Nội dung thanh toán: Chọn tạm ứng cho nhân viên để phần mềm hỗ trợ hạch toán
+ Ngày hạch toán, ngày chứng từ, số chứng từ
+ Loại tiền
+ Diễn giải: Ghi rõ nội dung chi tạm ứng để tiện theo dõi
+ Nhập số tiền đã được duyệt trên giấy đề nghị tạm ứng
– Chọn Cất để lưu lại chứng từ
– Vào mục In để chọn chứng từ phù hợp cần in
– Xem sổ chi tiết công nợ tạm ứng theo từng đối tượng
– Xem sổ chi tiết công nợ tạm ứng nhân viên theo từng chứng từ
Ngoài ra, chúng ta có thể xem thêm các sổ kế toán có liên quan đến nghiệp vụ
– Xem sổ tiền gửi ngân hàng
+ Chọn phân hệ Ngân hàng >> Quy trình >> Sổ tiền gửi ngân hàng
+ Khai báo kỳ kế toán, tài khoản kế toán chi tiết, tài khoản ngân hàng
– Xem sổ cái tài khoản 141
+ Báo cáo >> Tổng hợp >> Sổ cái (Hình thức nhật ký chung)
+ Khai báo kỳ kế toán, chọn tài khoản
– Xem bảng tổng hợp công nợ nhân viên
+ Báo cáo >> Tổng hợp >> Tổng hợp công nợ nhân viên
+ Khai báo kỳ kế toán, tài khoản 141, chọn nhân viên
– Đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp công nợ nhân viên với sổ cái tài khoản 141.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Nghiệp vụ thanh toán tạm ứng sẽ được hướng dẫn ở bài viết tiếp theo. Khi có vấn đề về dữ liệu kế toán, phần mềm kế toán… Vui lòng để lại bình luận hoặc liên hệ với hothanhthao.com để được hỗ trợ.
Hồ Thanh Thảo
