Nội dung
1. Công dụng và cú pháp hàm sumif trong excel
Công dụng: Tính tổng các ô chứa dữ liệu thỏa điều kiện.
Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_Range)
– Range: vùng chứa các ô sẽ được so sánh với giá trị của điều kiện. Sau đây gọi tắt là vùng điều kiện.
– Criteria: điều kiện cần so sánh trước khi tính tổng. Điều kiện có thể là:
+ Số: ví dụ 32
+ Chuỗi: ví dụ “Sài Gòn”
+ Biểu thức: ví dụ “>30”
Lưu ý điều kiện văn bản hoặc bất kỳ điều kiện nào bao gồm các ký hiệu logic hoặc toán học phải được đặt trong dấu ngoặc kép (“”). Nếu điều kiện là số, thì không cần phải có dấu ngoặc kép.
– Sum_Range: vùng chứa các ô dùng để tính tổng nếu thỏa điều kiện. Sau đây gọi tắt là vùng tính tổng.
2. Ứng dụng sumif trong kế toán
Khi sử dụng excel để làm sổ kế toán hoặc xử lý các dữ liệu liên quan, chúng ta thường sử dụng hàm sumif trong các trường hợp:
– Tính tổng phát sinh của một đối tượng nào đó trong kế toán chi tiết. Ví dụ tính tổng số lượng, tổng giá trị đã nhập kho của một mặt hàng nào đó. Tính tổng phát sinh của một tài khoản chi tiết. Ví dụ tính tổng phát sinh tăng trong kỳ của thuế GTGT đầu ra phải nộp (tài khoản kế toán chi tiết 33311).
– Tính tổng phát sinh của một tài khoản tổng hợp. Ví dụ tính tổng phát sinh giảm của tiền gửi ngân hàng (tài khoản 112).
– Tính tổng số liệu thỏa một điều kiện nào đó mà kế toán mong muốn.
2.1. Thiết kế dữ liệu và xây dựng điều kiện
2.1.1. Thiết kế dữ liệu
Dữ liệu kế toán có một thuận lợi rất lớn là quy tắc của nó khá rõ ràng, chẳng hạn như tài khoản, quy ước tăng, giảm (nợ, có), số dư… Do đó vận dụng sumif rất thuận lợi. Tuy nhiên để vận dụng được ưu điểm đó khâu thiết kế dữ liệu cần bảo đảm tính hệ thống của kế toán. Triệt để tôn trọng và khai thác mối liên hệ giữa chi tiết và tổng hợp để xây dựng tài khoản theo dõi trên hệ thống.
Ở hình 2, cột B số hiệu tài khoản, 111 là tài khoản tổng hợp (cấp 1). Các tài khoản chi tiết (cấp 2) của nó là 1111, 1112, 1113.
Mọi số liệu phát sinh đều gắn liền với một đối tượng (tài khoản chi tiết) nhất định và phải bảo đảm nhập liệu đúng bản chất phát sinh (tăng hoặc giảm) vào đúng vùng dữ liệu quy ước nợ, có.
2.1.2. Xây dựng điều kiện
Điều kiện được xây dựng bằng cách chuyển các ràng buộc về mặt kế toán thành biểu thức, giá trị điều kiện trong hàm sumif.
Yêu cầu xây dựng điều kiện phải bảo đảm tính bao quát của nó, nghĩa là phải đúng trong mọi trường hợp. Ở khía cạnh này đòi hỏi người dùng phải có kiến thức kế toán, hiểu rõ mục tiêu, kết quả trả về từ công thức mình xây dựng. Tiên đoán được các khả năng phát sinh có thể có trong tương lai từ việc sử dụng dữ liệu đã thiết kế.
2.2. Ví dụ minh họa sử dụng hàm sumif trong kế toán
Khi chúng ta làm sổ kế toán chi tiết cho một đối tượng hay làm sổ cái cho một tài khoản tổng hợp, chúng ta phải cộng tổng phát sinh của đối tượng hay tài khoản đó, nghĩa là chúng ta tính tổng có điều kiện. Trường hợp này khá phổ biến.
Hàm sumif cho mục tổng phát sinh nợ được minh họa như sau
Giải thích công thức SUMIF(TKGHINO,E6&”*”,SOTIENPS). Theo dữ liệu đã thiết kế, một tài khoản phát sinh nợ sẽ được nhập liệu và cột G, cột G đã được xác định tên (define name) là TKGHINO. Đây là vùng điều kiện. Điều kiện là tài khoản tổng hợp cần làm sổ cái. Tuy nhiên khi hạch toán chúng ta đã hạch toán đến chi tiết và bảo đảm quy tắc xây dựng tài khoản chi tiết có 3 ký tự đầu là tài khoản cấp 1 của nó nên điều kiện là tài khoản cấp 1 và “*” để đại diện cho mọi chi tiết của nó. Vùng tính tổng là cột J đã được xác định tên là SOTIENPS. Excel sẽ tiến hành so sánh điều kiện vào vùng điều kiện, tất cả các tài khoản chi tiết của cùng một tài khoản tổng hợp thỏa mãn phát sinh nợ sẽ được tổng số tiền. Đó chính là tổng phát sinh nợ của tài khoản tổng hợp.
Trên đây là ứng dụng hàm sumif vào công tác kế toán. Các bạn có góp ý nội dung, chia sẻ kinh nghiệm hoặc cần thêm thông tin vui lòng phản hồi bên dưới bài viết. Tác giả rất cảm ơn và trân trọng mọi ý kiến đóng góp.
Hồ Thanh Thảo
