Chuyển đổi số trong công tác kế toán

1. Chuyển đổi số là gì?

Chúng ta hãy bắt đầu bằng một ví dụ rất gần gũi là những người bán hàng rong như bán bánh mình Sài Gòn chẳng hạn. Họ đã thu tiếng rao của mình vào thiết bị và phát liên tục đều đặn, chất lượng như nhau dù là ngày nắng hay ngày mưa. Động thái này là việc số hóa dữ liệu, một bước ban đầu trong nhiều công việc của chuyển đổi số.

Một cách khái quát, “chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.”

2. Chuyển đổi số và các tác động của nó

Từ một ví dụ ở trên chúng ta đã thấy chuyển đổi số không chỉ giúp tăng năng suất, giảm chi phí mà còn mở ra không gian phát triển mới, tạo ra các giá trị mới ngoài các giá trị truyền thống vốn có. Người bán hàng đã đỡ vất vả hơn, họ thậm chí có cơ hội để gia tăng giá trị nếu áp dụng công nghệ số nhiều hơn nữa.

Chuyển đổi số cũng có mặt tiêu cực nhất định của nó. Những rủi ro ở dạng tiềm tàng mà chúng ta không thể lường trước được. Đó là lừa đảo, là bắt nạt trên mạng, là những tuyên truyền cực đoan, bạo lực…

3. Doanh nghiệp vì sao phải chuyển đổi số

Tôi xin trích dẫn lại một ví dụ rất điển hình: “Năm 1975, kỹ sư của Kodak đã phát minh ra chiếc máy ảnh số, nhưng Kodak đã xếp xó vì lo sợ phát minh này sẽ khiến người ta không mua phim và thuốc rửa ảnh nữa. Đây không chỉ là câu chuyện của riêng Kodak mà còn là câu chuyện của nhiều doanh nghiệp khác. Càng lớn và càng thành công thì lại càng chậm chuyển đổi. Kodak tiếp tục bỏ qua nhiều cơ hội chuyển đổi số khác. Nhưng Kodak không làm thì có người khác làm. Sự xuất hiện của iPhone năm 2007, rồi Instagram năm 2010 là nguyên nhân trực tiếp khiến Kodak phá sản vào năm 2012”

Chuyển đổi số là một cơ hội, ai đi trước sẽ giành được nhiều thắng lợi. Thời cơ hiện đã đủ khi các công nghệ mới lần lượt xuất hiện. Các điều kiện không chắc chắn như dịch bệnh vừa qua đã làm bộc lộ những yếu điểm của mô hình truyền thống và cho thấy chuyển đổi số cần thiết, cấp bách đến mức nào.

4. Những khó khăn của chuyển đổi số

“Khó khăn lớn nhất của chuyển đổi số là thay đổi thói quen. Thách thức lớn nhất của chuyển đổi số là có nhận thức đúng.”

Từ bỏ một thói quen (kể cả đó là thói quen xấu) là câu chuyện không dễ dàng gì. Chuyển đổi số là câu chuyện thay đổi thói quen. Tôi là người dạy học, tôi đã thay đổi tập quán của mình khi đại dịch ập đến. Đó là sự bắt buộc, nếu không có thách thức đó, không chắc tôi đã có cơ hội để thay đổi. Tôi thiết kế website này và vận hành nó cũng bắt đầu từ nhận thức phải chuyển đổi số trong suốt hai năm làm việc online vì covid 19. Nhìn rộng ra xã hội cũng vậy thôi. Câu chuyện loài người đã quen với môi trường thực là câu chuyện hình thành qua nhiều thế kỷ. Bây giờ chuyển lên môi trường số là thay đổi lớn, thật không dễ dàng gì. “Thay đổi thói quen là việc lâu dài. Thay đổi thói quen ở một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào quyết tâm của người đứng đầu.”

“Chuyển đổi số là chuyện chưa có tiền lệ, vì vậy, nhận thức đúng là việc khó. Nhận thức đúng về chuyển đổi số còn phải đặt trong bối cảnh cụ thể của một tổ chức. Chuyển đổi số là vấn đề nhận thức chứ không phải là vấn đề công nghệ, là chuyện dám làm hay không dám làm của người lãnh đạo.” Chuyển đổi số có tác động trực tiếp đến việc làm và thu nhập. Do đó nhiều người không ủng hộ ý tưởng, thậm chí là cản trở khi triển khai đến bộ phận của họ. Bối cảnh đó cần có sự bảo đảm một cách nhân văn và một sự quyết liệt vừa đủ từ người đứng đầu.

5. Chuyển đổi số trong công tác kế toán

Do có những đặc thù. Hiện nay chuyển đổi số trong công tác kế toán chủ yếu diễn ra ở khâu số hóa chứng từ, tài liệu kế toán nói chung (số hóa dữ liệu).

Ở một mức độ cao hơn là số hóa các quy trình làm việc cụ thể. Từ khâu tạo lập chứng từ (dữ liệu) đến phê duyệt, đến thực hiện (chấp hành), ghi chép, báo cáo, lưu trữ, kiểm soát…

Về công cụ, hiện tại phổ biến nhất là doanh nghiệp sử dụng các phần mềm đóng gói, đã thiết kế sẵn theo quy trình chuẩn mực, Một số doanh nghiệp lớn có thể sử dụng các phần mềm và dịch vụ tùy chỉnh (customize) theo quy trình kinh doanh của họ.

Bạn có khó khăn gì trong việc lựa chọn phần mềm kế toán và vận hành nó trong doanh nghiệp. Hãy liên hệ với tôi qua website này. Rất cảm ơn bạn đã ghé thăm hothanhthao.com và đã đọc bài viết.

Hồ Thanh Thảo