Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu phát sinh, đối chiếu công nợ xong, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131. Việc này nhằm mục đích gì và phương pháp lập bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người mua trên excel như thế nào? Vui lòng đọc bài viết sau để được hướng dẫn chi tiết.
Nội dung
1. Mục đích của bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131
Phản ánh tổng quát tình hình công nợ đầu kỳ, tăng giảm và số dư cuối kỳ của tất cả các khách hàng.
Cuối kỳ kế toán, sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu phát sinh, đối chiếu công nợ xong kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 (còn gọi là bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người mua). Số liệu cuối kỳ trên bảng này dùng để đối chiếu với sổ cái tài khoản 131.
2. Mẫu biểu, nguồn số liệu và phương pháp lập bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131
2.1. Mẫu biểu
Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131:
2.2. Nguồn số liệu
Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 được lấy số liệu từ sổ chi tiết thanh toán với người mua (sổ chi tiết tài khoản 131).
Trước khi lập bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 cần hoàn tất việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua và đối chiếu công nợ với từng khách hàng.
Trong trường hợp ứng dụng excel để làm kế toán, chúng ta đã tìm hiểu chương 2: Xây dựng cơ sở dữ liệu. Theo đó, dữ liệu để lập báo cáo này gồm 2 phần:
– Số dư đầu kỳ: Lấy dữ liệu từ sheet BDMTK
– Số phát sinh trong kỳ: Lấy dữ liệu từ sheet BDK
– Số dư cuối kỳ: Được tính toán từ Số dư đầu kỳ và Số phát sinh trong kỳ
2.3. Phương pháp lập
Trên excel, chúng ta thiết kế bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 theo hình sau:
2.3.1. Mã khách hàng
Cột 1 mã khách hàng chính là số hiệu tài khoản chi tiết đã được khai báo ở sheet BDMTK. Chúng ta có thể copy dữ liệu số hiệu tài khoản chi tiết từ sheet BDMTK sang sheet THCT131.
2.3.2. Tên khách hàng
– Nguồn dữ liệu: sheet BDMTK
– Đặc điểm dữ liệu, yêu cầu thông tin và hàm sử dụng xử lý
| Đặc điểm dữ liệu | Yêu cầu thông tin | Hàm sử dụng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Tên khách hàng cũng chính là tên tài khoản chi tiết | - Hiển thị tên khách hàng theo mã khách hàng - Chỉ hiển thị những khách hàng có dữ liệu công nợ | VLOOKUP, IF |
– Sử dụng công thức để cung cấp thông tin tên khách hàng như sau:
| Cột | Thông tin | Công thức | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 2 | Tên khách hàng | =IF(SUM(C8:F8)=0,"",VLOOKUP(A8,BDMTK,3,0)) |
2.3.3. Số dư đầu kỳ
– Nguồn dữ liệu: sheet BDMTK
– Đặc điểm dữ liệu, yêu cầu thông tin và hàm sử dụng xử lý
| Đặc điểm dữ liệu | Yêu cầu thông tin | Hàm sử dụng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Số dư đầu kỳ được phân biệt Nợ hoặc Có dựa vào loại tài khoản và giá trị dương hoặc âm của số dư | Trình bày số dư đầu kỳ đúng bên Nợ hoặc bên Có của từng khách hàng | VLOOKUP, MAX, MIN, ABS |
– Sử dụng công thức để cung cấp thông tin số dư đầu kỳ như sau:
| Cột | Thông tin | Công thức | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 3 | Số dư đầu kỳ Nợ | =MAX(VLOOKUP(A8,BDMTK,5,0),0) | |
| 4 | Số dư đầu kỳ Có | =ABS(MIN(VLOOKUP(A8,BDMTK,5,0),0)) |
2.3.4. Số phát sinh trong kỳ
– Nguồn dữ liệu: sheet BDK
– Đặc điểm dữ liệu, yêu cầu thông tin và hàm sử dụng xử lý
| Đặc điểm dữ liệu | Yêu cầu thông tin | Hàm sử dụng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Số phát sinh theo từng nghiệp vụ liên quan đến tài khoản chi tiết | Tổng phát sinh trong kỳ của từng khách hàng (tài khoản chi tiết) | SUMIF |
– Sử dụng công thức để cung cấp thông tin số phát sinh trong kỳ như sau:
| Cột | Thông tin | Công thức | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 5 | Số phát sinh trong kỳ Nợ | =SUMIF(TKGN,A8,STPS) | |
| 6 | Số phát sinh trong kỳ Có | =SUMIF(TKGC,A8,STPS) |
2.3.5. Số dư cuối kỳ
– Nguồn dữ liệu: Được tính toán từ Số dư đầu kỳ và Số phát sinh trong kỳ
– Đặc điểm dữ liệu, yêu cầu thông tin và hàm sử dụng xử lý
| Đặc điểm dữ liệu | Yêu cầu thông tin | Hàm sử dụng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Số dư đầu kỳ, Tổng phát sinh tăng, tổng phát sinh giảm của từng tài khoản chi tiết đã có sẵn | Nếu số dư cuối kỳ bên Nợ tính ra số âm thì trường hợp này trở thành dư Có và ngược lại | MAX |
– Sử dụng công thức để cung cấp thông tin số dư cuối kỳ như sau:
| Cột | Thông tin | Công thức | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 7 | Số dư cuối kỳ Nợ | =MAX(C8+E8-D8-F8,0) | |
| 8 | Số dư cuối kỳ Có | =MAX(D8+F8-C8-E8,0) |
2.3.6. Tính tổng cộng để đối chiếu và hoàn thiện báo cáo
– Tính tổng cộng
| Số dư Đ.Kỳ Nợ | Số dư Đ.Kỳ Có | Số P.Sinh T.Kỳ Nợ | Số P.Sinh T.Kỳ Có | Số dư C.Kỳ Nợ | Số dư C.Kỳ Có | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
| Tổng | =SUM(C8:C152) | =SUM(D8:D152) | =SUM(E8:E152) | =SUM(F8:F152) | =SUM(G8:G152) | =SUM(H8:H152) |
– Hoàn thiện báo cáo:
+ Filter những khách hàng có dữ liệu công nợ đang theo dõi
+ Đầu báo cáo ghi tên đơn vị, địa chỉ
+ Cuối báo cáo trình bày ngày, các chức danh như hình sau:
– Đối chiếu
Số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 được đối chiếu khớp đúng với số liệu tương ứng trên sổ cái tài khoản 131.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Khi có vấn đề về dữ liệu kế toán, phần mềm kế toán… Vui lòng để lại bình luận hoặc liên hệ với hothanhthao.com để được hỗ trợ.
Hồ Thanh Thảo
